Exact Financials

 

Pakketinleiding

De inhoud van dit hoofdstuk

In dit hoofdstuk vindt u het volgende:

• Een algemeen overzicht van het financieel-administratieve proces in Exact Finance.
• Een overzicht van de modules die u kunt toevoegen aan Exact Finance om zo de functionaliteit uit te breiden.
• Een beschrijving van Exact Finance.

Het financieel-administratieve proces in Exact Finance

Exact Finance is een uitgebreid software pakket dat u een skala van mogelijkheden biedt uw financiële administratie zo efficiënt mogelijk te voeren. Deze handleiding volgt in grote lijnen de volgorde waarin de administratieve handelingen moeten of kunnen worden uitgevoerd. Bepaalde stappen kunt u in een andere volgorde uitvoeren of, wanneer u de desbetreffende functionaliteit niet wilt gebruiken, overslaan. Hierbij gaat het om zaken die niet direct te maken hebben met de kern van Exact Finance, zoals de activa-administratie.

De onderstaande beschrijving van het financieel-administratieve proces is vooral gericht op de kernfunctionaliteit van Exact Finance. In de helptekst Exact System kunt u meer informatie vinden over de modules van Exact Financials.

Een administratie opzetten

Om een administratie op te zetten dient u stamgegevens aan te maken en instellingen te definiëren. Stamgegevens en instellingen zijn vaak aan elkaar gekoppeld; daarom moet u dit doen in een vaste volgorde.

• U kunt er ook voor kiezen de stamgegevens en de instellingen van een bestaande administratie te kopiëren.

Instellingen

De instellingen bepalen de manier waarop u het pakket gaat gebruiken. Enkele instellingen zijn van essentieel belang, zoals het boekjaar en de standaard valutacode.

Veel andere instellingen zijn van invloed op procedures of op de soort en de hoeveelheid gegevens die in uw administratie worden opgeslagen. Met andere woorden, door middel van dergelijke instellingen kunt u het programma aan uw wensen aanpassen. Een voorbeeld van zo'n instelling is de mogelijkheid BTW uit te schakelen. Uitschakeling van de BTW beďnvloedt zowel de procedures waarmee u werkt (u hoeft geen BTW-gegevens in te voeren) als de informatie in de administratieve bestanden (BTW-gegevens zijn niet beschikbaar).

Stamgegevens

Stamgegevens zijn alle vaste gegevens die nodig zijn om financiële feiten te registreren of financieel-administratieve procedures met betrekking tot bijvoorbeeld grootboekrekeningen, dagboeken, debiteuren en crediteuren, activa, kostenplaatsen en kostendragers uit te voeren. De belangrijkste stamgegevens worden hieronder kort beschreven.

Het grootboek

Voordat u grootboekrekeningen kunt aanmaken, moet u hoofdverdichtingen en verdichtingen aanmaken in verband met het opstellen van de balans en de resultatenrekening. Als u de grootboekrekeningen aanmaakt, moet u elke rekening koppelen aan de bijbehorende verdichting, en vervolgens elke verdichting aan de bijbehorende hoofdverdichting.

Maak grootboekrekeningen aan voor alle verschillende soorten mutaties. Bepaalde rekeningen moeten worden gekoppeld aan andere stamgegevens. Als u bijvoorbeeld een vaste tegenrekening koppelt aan een debiteur, wordt op deze rekening de omzet uit verkoop geregistreerd als u verkoopboekingen invoert.

BTW

Wanneer u financiële boekingen uitvoert, wordt de BTW automatisch berekend en worden de bedragen op de juiste BTW-rekening geboekt. De BTW-codes die het programma hiervoor gebruikt, moet u aanmaken. Aan elke BTW-code worden een BTW-percentage en grootboekrekeningen voor te verrekenen en af te dragen BTW gekoppeld.

Dagboeken

Een mutatie in het grootboek neemt u op als boeking in een dagboek. Voor de meeste soorten boekingen (verkopen, inkopen, bankbetalingen, enzovoort) zijn aparte dagboeken beschikbaar. Andere boekingen moet u opnemen in het memoriaal. Verder bestaat de mogelijk tot het aanmaken van regelmatig terugkerende, vaste boekingen.

Debiteuren en crediteuren

Maak alle benodigde debiteuren en crediteuren aan. Aan debiteuren en crediteuren kunt u een standaard verkoop- of inkoopdagboek en een standaard tegenrekening koppelen. Voor een aantal specifieke procedures zult u meer informatie moeten invoeren.

Kostenplaatsen, kostendragers en kostenverdelingen

Met behulp van kostendragers en kostenplaatsen kunt u meer inzicht krijgen in de kostenstructuur van uw administratie. Bij het boeken van reguliere journaalposten moet u boekingen op kostenplaatsen en kostendragers maken. U kunt bedragen van (bron)kostenplaatsen doorberekenen aan hoofdkostenplaatsen met behulp van een kostenverdeelsleutel. Op deze manier kunt u indirecte kosten doorberekenen aan de juiste kostenplaatsen en de totale kosten per hoofdkostenplaats (dat wil zeggen, per product) bepalen.

Valuta en wisselkoersen

Maak een valutacode aan voor elke valuta. Voer vervolgens de dagkoersen voor de standaard valutacode van de administratie in. U kunt wisselkoersen dagelijks wijzigen. In tegenstelling tot andere stamgegevens worden koersen in een historiebestand bijgehouden. Dit maakt het mogelijk te allen tijde wisselkoersen toe te passen die golden op een willekeurige datum in het verleden.

Activa (Exact Fixed Assets)

Bij het opzetten van de activa-administratie dient u instellingen te definiëren en activa en afschrijvingsmethoden in te voeren. Een aantal grootboekrekeningen moet worden gekoppeld om zo het genereren van afschrijvingsboekingen mogelijk te maken.

Beginbalans en openstaande posten invoeren

Als u met Exact Financials gaat werken aan het begin van een nieuw boekjaar, hoeft u alleen maar de beginbalans en de openstaande posten in te voeren. Er zijn dan geen inhaalboekingen te maken, wat wel het geval is als u de beginbalans tijdens het boekjaar invoert.

U hoeft de beginbalans alleen maar in te voeren voor het boekjaar waarin u begint met het gebruik van Exact Financials. Voor elk volgende boekjaar wordt de openingsbalans automatisch gegenereerd.

Boekingen invoeren

Openstaande posten

Boek verkopen en inkopen in het verkoopboek en het inkoopboek. Er worden onmiddellijk openstaande posten gegenereerd. Het bedrag voor de openstaande posten wordt ook geboekt op de vaste tegenrekening van het desbetreffende dagboek.

Voorbeeld

U hebt 10 motorfietsen verkocht aan de 'Motorexpert', voor een bedrag van 10.000. Boek deze verkoop in het verkoopboek. De grootboekrekening 'Debiteuren' is de vaste tegenrekening voor het verkoopboek. Selecteer het verkoopdagboek en crediteer de rekening 'Omzet motorfietsen' met 10.000. Dit resulteert in de volgende journaalpost:

	debiteuren	10.000
aan	omzet motorfietsen		10.000

In het verkoopboek kunt u ook een betalingsconditie selecteren. Deze betalingsconditie wordt toegepast in de openstaande post voor 'Motorexpert', die automatisch wordt gegenereerd.

Betalingen

Boek betalingen in het desbetreffende kasboek of bankboek. Boekingen in een kas- of bankboek worden automatisch geboekt op de vaste tegenrekening die hieraan is gekoppeld.

Een openstaande post waarvoor u een betaling ontvangt, kunt u meteen afboeken. Betalingsverschillen en kortingen kunnen automatisch op de juiste grootboekrekening worden geboekt.

Voorbeeld

In het voorgaande voorbeeld werd de betaling voor de openstaande post ontvangen per bank. De betaling is gedaan binnen de betalingstermijn, en daarom mag 'Motorexpert' een betalingskorting van 2% aftrekken. In het bankboek voor de bankrekening waarop de betaling is ontvangen, crediteert u de rekening 'Debiteuren' voor 9.800,-- (het oorspronkelijke bedrag exclusief 2% betalingskorting).

Omdat het oorspronkelijke bedrag en het ontvangen bedrag niet overeenstemmen, moet u een afboekcode opgeven om het verschil te verantwoorden. Als u de afboekcode voor 'Verkoopkortingen' selecteert, wordt de korting op de juiste grootboekrekening geboekt. Dit resulteert in de volgende journaalpost:

	bank	9.800
	verkoopkortingen	200
aan	debiteuren		10.000

• Als het niet mogelijk is de openstaande posten direct af te boeken, kunt u dit later doen in een verrekenboek. Dit is vooral handig als u een grote hoeveelheid betalingen achtereen moet boeken.

Diverse boekingen

'Diverse' boekingen, zoals herwaarderingen, worden geboekt in het memoriaal.

Multidimensionale boekingen

Het is in Exact Finance mogelijk om multidimensionale boekingen in te voeren. Deze stellen u in staat om boekingen, afgezien van kostenplaatsen en kostendragers, nog verder te categoriseren. De toewijzing van kosten en opbrengsten aan kostenplaatsen en kostendragers is soms ontoereikend voor verslaggeving. In Exact Finance kunnen multidimensionale boekingen worden gemaakt die u in staat stellen om bedragen niet alleen toe te wijzen aan kostenplaatsen en kostendragers, maar ook aan andere dimensies. U kunt een maximum van vijf extra dimensies toevoegen.

Een factuurregister bijhouden

Inkoopfacturen kunt u rechtstreeks in het inkoopdagboek boeken, maar desgewenst ook eerst in een factuurregister. Het is dan niet nodig alle factuurinformatie tegelijk in te voeren. Dit kan handig zijn als u elke dag veel facturen ontvangt; hebt u ze eenmaal op deze wijze in uw administratie geregistreerd, dan kunt ze op een later tijdstip voltooien.

U kunt gebruikers toewijzen die de facturen moeten fiatteren. Als de facturen zijn afgehandeld en geheel gefiatteerd, kunnen ze worden overgeboekt naar het juiste inkoopboek.

Grootboekadministratie voeren

U hebt zeer uitgebreide mutatie-overzichten tot uw beschikking, waarin u mutaties kunt selecteren op zowel mutatiedatum als -periode (deze hoeven niet altijd samen te vallen).

Mutaties afletteren

Om meer inzicht te krijgen in de mutaties per grootboekkaart, kunt u mutaties afletteren. Dit wil zeggen dat de mutaties die bij elkaar horen, worden gekoppeld door middel van een code. Dit is vooral nuttig bij het controleren van tussenrekeningen (zoals bijvoorbeeld gebruikt voor bankoverschrijvingen).

Debiteuren- en crediteurenadministraties voeren

Voor het controleren van openstaande posten en inkomsten zijn verschillende overzichten en instrumenten beschikbaar, bijvoorbeeld een ouderdomsanalyse waarmee u de openstaande posten op leeftijd kunt weergeven.

Betalingsherinneringen versturen

U kunt met Exact Finance ook betalingsherinneringen versturen. De taal waarin de herinnering wordt opgesteld, is afhankelijk van de taalcode die is gekoppeld aan de debiteur om wie het gaat. Doordat per debiteur een 'herinneringenhistorie' wordt bijgehouden, wordt bovendien automatisch de juiste soort herinnering (gewone herinnering, waarschuwing, laatste aanmaning, enzovoort) verstuurd.

Een uitgebreid aantal functies maakt het mogelijk om openstaande posten af te schrijven, te controleren en te analyseren.

Werken met BTW

U kunt in Exact BTW-gegevens van mutaties bijhouden met het oog op de BTW-aangifte. Als deze mutaties beperkt zijn tot uw eigen land, hoeft u slechts beperkte BTW-gegevens bij te houden. Als u zaken doet met bedrijven of personen in het buitenland, zult u vermoedelijk meer gegevens moeten bijhouden met het oog op uw ICT-aangifte. Exact Finance kan voldoen aan alle nationale en Europese eisen met betrekking tot BTW-registratie.

Werken met vreemde valuta

Koersverschillen kunnen herwaardering van mutaties en openstaande posten noodzakelijk maken. Exact Finance biedt u de mogelijkheid om in een multi-valuta omgeving te werken.

Rekening courant boekhouden

Indien uw onderneming bestaat uit een houdstermaatschappij en verscheidene dochterondernemingen, dan kan het regelmatig voorkomen dat boekingen in een administratie gevolgen hebben voor grootboekrekeningen in een andere administratie. In Exact Finance is het mogelijk om een rekening courant relatie tussen administraties te definiëren die er voor zorgt dat de correcte boekingen in de juiste administratie worden geplaatst.

Verplichtingen

Het komt vaak voor dat een budget wordt toegewezen voordat er kosten zijn gemaakt. Om dit te verantwoorden in uw financiële administratie, kan een systeem van verplichtingen budgetten worden gebruikt. Dit systeem registreert verplichtingen met betrekking tot toekomstige uitgaven.

Periode-afsluiting verrichten

De periode-afsluiting omvat doorgaans een aantal procedures die kunnen leiden tot correctieboekingen of inhaalboekingen. Als alle gegevens kloppen, kan de desbetreffende periode worden gesloten. In een afgesloten periode kunt u geen nieuwe boekingen meer invoeren.

Jaarafsluiting verrichten

Bij de jaarafsluiting wordt in het algemeen een aantal zeer omvangrijke procedures uitgevoerd. Vaak zijn ze uitgebreider dan de procedures bij de periode-afsluiting, omdat er aan andere fiscale eisen moet worden voldaan en omdat de balansen moeten worden opgesteld.

Consolidatie

Wellicht bent u verplicht om een geconsolideerde jaarbalans op te stellen als uw organisatie bestaat uit een houdstermaatschappij met meerdere dochterondernemingen. Met Exact Finance kun u een geconsolideerde balans en een geconsolideerde resultatenrekening genereren.

Kostenanalyse

Exact Finance stelt u in staat om kosten en opbrengsten toe te wijzen aan kostendragers and kostenplaatsen. Ook is het mogelijk bedragen van indirecte kostenplaatsen toe te wijzen aan hoofdkostenplaatsen, gebaseerd op een schatting van de kosten of gebaseerd op werkelijk gerealiseerde kosten.

     

Main Category:	Support Product Know How	Document Type:	Support - On-line help
Category:	On-line help files	Security  level:	All - 0
Sub category:	General	Document ID:	17.673.756
Assortment:	Exact Financials	Date:	12-08-2010
Release:		Attachment:
Disclaimer